O método 5W2H destaca-se por sua simplicidade e objetividade na gestão de projetos. Justamente por isso, permite a aplicação nos mais variados meios: desde grandes empresas até projetos pessoais, passando pelos pequenos negócios. 

Com o uso da ferramenta é possível estabelecer planos para alcançar metas, como as relacionadas ao crescimento da empresa. Ou então traçar rotas para a correção de problemas ou redirecionamento de estratégias de marketing ou de gestão. 

Quer saber mais sobre o método e como aplicar em sua empresa? Então acompanhe este artigo até o final para aprender como surgiu o 5W2H e também o que fazer para usar ele em sua empresa.

Sobre o método 5W2H

Acredita-se que o método tenha surgido em meio ao Toyotismo, sistema criado na década de 50 do século XX. O sistema, criado pelos japoneses, visava mais produtividade com maior qualidade e menos desperdício. 

Em meio aos princípios desse sistema, teria surgido o método 5W2H, como uma ferramenta de correção de erros. Entretanto, não sabe-se ao certo quem foram seus criadores.  

Assumindo o papel de ferramenta de gestão de qualidade e também de gestão de projetos, se popularizou mundo afora, não apenas em indústrias, mas também em outras modalidades de atividades econômicas. 

O que é a ferramenta 5W2H?

É possível resumir que o método 5W2H é uma série de perguntas que visam categorizar tarefas e definir métodos de forma simples e objetiva. O nome 5W2H é oriundo das primeiras letras das perguntas que compõem o método, no idioma inglês. Veja a seguir:

• What – O que?
• Why – Por que?
• Where – Onde?
• Who – Quem?
• When – Quando?
• How – Como?
• How Much – Quanto custará? 

Como a ferramenta funciona

Ao contrário de outras metodologias de gestão e planejamento estratégico, que podem exigir esforços mais complexos e especializados para utilização, o método 5W2H destaca-se por sua simplicidade e praticidade.

Isso tudo significa que pequenos e médios negócios também conseguem fazer uso da ferramenta. Muitas vezes o método é usado em planejamentos pessoais, devido a ser bastante prático.

A ferramenta não exige a utilização de softwares específicos. Dessa forma, pode ser aplicada em planilhas para definição de metas, tarefas, responsáveis, etc. A seguir você verá um exemplo de uma planilha com o esboço do método 5W2H.

Por que usar o método 5W2H

Apesar de ser possível utilizar a ferramenta nas mais variadas situações, inclusive em planejamentos da sua vida pessoal, aqui iremos nos deter apenas a como e por que você pode aplicar esse método em seu negócio. 

Ao fazer uso do 5W2H, sua empresa não apenas estará utilizando um método para atingir uma meta, mas também estará estabelecendo uma forma de controle da execução de tarefas, o que pode ser traduzido em ganho de produtividade e eficiência. 

Além disso, ao fazer uso da ferramenta, as pessoas envolvidas terão maior clareza a respeito de suas responsabilidades, prazos e até mesmo orçamento disponível. 

Outra vantagem em aplicar o 5W2H é transformar algo que pode ser um grande projeto em pequenas tarefas, tornando menos complexo o alcance do objetivo final. Isso porque, por ser adaptável, a ferramenta possibilita que as respostas sejam dadas tanto para um grande objetivo como para pequenas metas dentro daquele grande projeto. 

Por fim, o método possibilita a combinação com outras formas de planejamento estratégico, contemplado em outros métodos. Entretanto, para pequenas empresas, o método 5W2H é, muitas vezes, suficiente para auxiliar no planejamento. 

Como usar a ferramenta em sua empresa

Apesar da prezar pela simplicidade, ao aplicar o método e responder as perguntas, uma série de dúvidas podem surgir. Além disso, algumas boas práticas podem auxiliar no uso otimizado do método. 

Nos próximos tópicos você verá algumas dicas de como usar a ferramenta e o que observar ao responder cada pergunta.

Seja objetivo

O grande diferencial dessa ferramenta é a objetividade. Por isso, tenha sempre isso em mente ao definir tarefas e metas. Caso contrário, escrever coisas muito complexas em cada etapa pode dificultar o entendimento e execução de tarefas. 

Por isso, tente definir a resposta para cada pergunta em uma frase. Caso tenha vários pontos, simplifique em tópicos, mas em cada um deles utilize frases simples e objetivas. 

Disponibilize a informação para todos os envolvidos

O local onde o projeto foi desenhado através das perguntas 5W2H deve estar disponível para todos os envolvidos. Ou seja: não deve ficar guardado “a sete chaves”, como um documento confidencial. Não disponibilizar para consulta constante dos envolvidos pode significar o insucesso do projeto ao final.  

Com o auxílio da tecnologia há diversas formas de compartilhar a informação com os envolvidos. Por ser preenchido em um formato de tabela, é bastante comum o uso de planilhas eletrônicas. A utilização de planilhas eletrônicas em nuvem (como Google Sheets) é ainda mais indicado, pois as alterações realizadas ficam disponíveis a todos no mesmo momento.

Outras ferramentas de gestão de projetos como Trello, Evernote e Asana podem auxiliar na tarefa de organizar e compartilhar a informação. 

Acompanhe o seu projeto

Todo o projeto, depois de inicialmente traçado, precisa de correções ao longo da rota. Dessa forma, o que foi definido inicialmente deve ser avaliado de forma periódica. 

Além de ser possível ocorrer imprevistos que exigirão mudar prioridades, algumas coisas que faziam sentido quando tudo não passava de um plano, na prática podem evidenciar uma outra realidade. 

Mas isso não significa que o projeto estava errado. Significa apenas que definições anteriores precisam ser revistas. Muitas vezes revisões pontuais como prazo, por exemplo, são suficientes. Por outro lado, podem ser necessários ajustes de rota maiores. 

Como empresário, uma forma de acompanhar a execução do plano e também de avaliar o mesmo é solicitar feedback constante à equipe envolvida. 

Dicas para responder às perguntas

Veja dicas de como responder às perguntas do método 5W2H:

• What – O que? Resposta que define a meta ou o problema a ser resolvido (exemplos: aumentar a venda em x%). É importante que esta resposta seja específica e clara. 

• Why – Por que? Se trata da explicação do que levou a empresa a definir que deseja atingir a meta proposta ou a resolver o problema descrito na etapa anterior. É importante para transmitir a todos os envolvidos a causa ou o efeito para a empresa de tal projeto. 

• Where – Onde? Define em que departamento irá ocorrer tal ação. Em projetos maiores pode ser respondida como toda a empresa ou a etapa ser ignorada. Mas em tarefas menores, é importante definir exatamente onde irá ocorrer. 

• Who – Quem? Importante para alinhar a responsabilidade da equipe, esta resposta irá definir quem será responsável pela tarefa. Se houver mais de um envolvido, pode ser respondido com mais de um nome.

• When – Quando? Talvez um dos mais importantes itens, que deve ser definido de acordo com a realidade de execução. Em projetos que contemplam tarefas diferentes é possível estabelecer prazos diferentes em cada etapa.

• How – Como? Resposta que irá guiar quem irá executar. Talvez esta seja a resposta mais difícil de ser respondida em apenas uma frase. Mas lembre-se sempre de ser o mais objetivo possível. Não é necessário entrar em detalhes da execução nesse momento.

• How Much – Quanto custará? Ponto importante, pois se refere ao orçamento para tal projeto. Este pode ser um item que exigirá adaptações, mas é bastante importante para definir limites para que o projeto tenha sucesso não apenas na execução, como no resultado. 

Neste artigo vimos como o método 5W2H pode ser muito útil na gestão da sua empresa, uma vez que é uma ferramenta simples para o desenho de projetos. Para acompanhar mais informações específicas para empresários, inscreva-se abaixo em nossa newsletter e receba conteúdos semanais.