Hoje em dia, um dos maiores desafios dos empreendedores é determinar os passos em direção aos objetivos traçados com relação ao negócio. Muitos deles não sabem como fazer um plano de ação para a empresa e, com isso, cometem erros na gestão.

Para sanar dúvidas, preparamos este artigo. Nele, você entenderá melhor o que é um plano de ação e como estruturá-lo seguindo diferentes etapas. Também trazemos sugestões de algumas metodologias de gestão que enriquecem o plano. Acompanhe e boa leitura!

O que é um plano de ação e qual a sua importância?

Basicamente, o plano de ação é uma ferramenta bastante utilizada para planejar, acompanhar e gerenciar atividades de maneira mais eficiente. Trata-se de uma excelente forma de alcançar os resultados desejados ou resolver problemas.

Nele, devem constar todas as informações necessárias para a execução das ações, desde recursos físicos e monetários até os humanos. O plano de ação é interessante para projetos pessoais, como atingir uma meta na carreira, ou por empresas para projetos mais complexos.

Neste último caso, o plano pode ser aplicado em diversas áreas de um negócio, como gestão de projeto, de riscos, de colaboradores, de clientes e de estoque, por exemplo. O mesmo vale para controle financeiro, elaboração de planos de negócios e de planejamento estratégico.

De modo geral, há três metodologias que norteiam um plano de ação: 5w2H, Diagrama de Ishikawa e PDCA. O 5w2H se baseia em respostas a alguns questionamentos realizados durante o planejamento: o que será feito, por que, onde, quando, por quem, de que forma e com quais gastos.

Já o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, serve para identificar causa e feito de determinado evento. Normalmente ele é empregado para identificar problemas no setor de produção, com base em seis causas primárias: método, material, máquina, meio ambiente, medição e mão de obra.

O PDCA, por sua vez, consiste em uma metodologia comum na gestão de qualidade dos processos da empresa. Para tanto, há quatro fases: planejamento, execução, monitoramento e correção. Com esse ciclo, é possível melhorar continuamente um processo dentro da corporação.

Veja, a seguir, um modelo de plano de ação simples, mas que inclui todas as informações cruciais para um trabalho eficiente.

Quais as principais etapas para elaborar um plano de ação?

Defina objetivos e metas

O primeiro passo é saber aonde você quer chegar. Para tanto, defina quais são os objetivos e, em seguida, metas mensuráveis e alcançáveis. Identificar erros no processo de produção, corrigir um problema relacionado à baixa produtividade e otimizar um processo de recrutamento figuram como exemplos válidos.

Liste as tarefas a serem executadas

Neste momento você deve responder ao seguinte questionamento: o que precisa ser feito para se chegar aos objetivos propostos anteriormente? O ideal é anotar cada estratégia para organizá-las e então delegá-las aos envolvidos.

Divida tarefas grandes em várias pequenas

Caso alguma tarefa pareça de difícil execução, quebre-a em partes menores. Assim, fica mais fácil gerenciar todo o processo. Isso também é importante para que haja um equilíbrio na distribuição das funções, sem sobrecarregar nenhum funcionário.

Delimite prazos

Todas as tarefas devem ter prazos definidos para finalização. Cada uma delas tem seu próprio tempo, e o estabelecimento de prazos é essencial para que uma ação seja concluída, evitando atrasos no início da próxima.

Crie um mapeamento visual para o plano de ação

O passo seguinte consiste em criar um mapeamento visual do plano. A intenção é otimizar a compreensão das etapas e acompanhar o avanço das atividades. Geralmente, o mapeamento tem formato de planilha ou checklist.

Execute e acompanhe cada etapa

Compartilhe seu plano de ação com os colaboradores e coloque as ações em prática. Acompanhe e monitore constantemente cada evolução, verificando se tudo está correto e fazendo os ajustes necessários.

Quais os benefícios de utilizar um plano de ação?

Para elaborar um planejamento de maneira eficaz, é preciso impedir determinados erros. Entre eles, a incompreensão da realidade da empresa, problemas na definição de objetivos e atribuições equivocadas de tarefas são os principais.

Estabelecer metas amplas e subjetivas, não medir os resultados, implementar cronogramas irreais, pular etapas, não saber priorizar ações e não envolver as equipes desde o começo também integram a lista de falhas comuns.

O plano de ação pode ser um elemento crucial para o crescimento de uma empresa. Entretanto, é necessário evitar erros para que a companhia se beneficie de fato. A organização da rotina, por exemplo, é fundamental, principalmente quando se trata de atividades recorrentes.

Isso tende a resultar na otimização do tempo e no aumento da produtividade dos colaboradores. O plano de ação também ajuda com relação à tomada de decisões importantes, priorizando a ordem de execução das tarefas e escolhendo o profissional mais capacitado para cumpri-las.

Paralelamente, um plano de ação influencia no processo de tomada de decisões com foco na estratégia da empresa. Quando utilizada a metodologia do ciclo PDCA, é possível obter um crescimento ainda mais constante, estruturado e maduro.

Isso porque é planejado o caminho para alcançar determinado objetivo e são feitas correções necessárias para melhorar o processo. Por fim, mais um dos benefícios é o engajamento entre a equipe.

A partir do momento em que a empresa envolve seus colaboradores na tomada de decisão, eles se sentem mais motivados a assumir suas responsabilidades. Afinal de contas, passam a ver sentido naquilo que fazem e, consequentemente, tornam-se mais comprometidos com o alcance das metas.

Conforme observamos, o plano de ação facilita diversos processos corporativos. Além disso, serve como um norte para todas as ações estratégicas de qualquer setor de uma empresa. A companhia que não realiza um planejamento fica suscetível a erros e fadada ao fracasso.

Agora que você sabe como fazer um plano de ação para o seu negócio, que tal começar a colocá-lo em prática? Aproveite as nossas dicas e tome cuidado para não cometer equívocos na hora do planejamento e da execução!

Se você gostou do artigo, siga-nos nas redes sociais para conferir todas as nossas atualizações. Estamos no LinkedIn e no Facebook! Até a próxima!